忙しい仕事のイメージ 画像

仕事ができる人はリストで決まる!タスク管理のおすすめ方法

忙しい仕事のイメージ 画像

毎日忙しい日々に追われていませんか?

仕事でも家事でも、日々多数のタスクをこなしながら忙しい日々を乗り越えているのでは。

やることが多くて何から手を付けいていのか・・・って悩みますよね。

もっとスムーズにタスクをこなせれば、と思いますよね。

仕事中に急な別件や電話が邪魔して、計画通りできず予想外に忙しくなることもよくあることです。

家庭では子どもが言うことを聞かず、計画踊りに家事が進まなかったり。

なかなか思ったとおりに、進まないものですよね。

その悩みを、解決しましょう。

今回は僕が実践している「日々の業務をスムーズにこなすタスク管理方法」を紹介したいと思います。

「やることリスト」と「実行リスト」を別で作成する

キーボードとスマホ

まずタスクをこなすためにはタスク、つまり「やること」を整理する必要があります。

そのためには「やることリスト」をつくります。

あたりまえでと言えば、あたりまえですが。

しかしそのあたりまえが、出来ていない人が何気に多いんです。

職場でデスクワークをしていて仕事がこなせない人を見ていると、まずタスクが整理出来てません。

そして中途半端に手を付けて、タスクを完了させていない。

それは今やるべきこと、終わらせるべきことが明確になっていないからです。

容量が悪い人とは

  1. タスクの整理ができていない。
  2. タスクを最後まで終わらせずに、次のタスクに手を出している

これに尽きます。

タスクは一つずつ最後まで完了していかないと、全てが中途半端で仕事が終わりません。

何より、タスクを終わらせた達成感もありません。

タスクを整理して、実行していくのですが

「やることリスト」と、実際に実行する「実行リスト」は別にすることをおすすめします。

まず、やることリストを作成する

まずは、やることリストを作成します。

エクセルでも、紙に書いても構いません。

箇条書きでも、マス目書きでも構いません。

とにかく今日のやることを、書き出していきます。

タスクの数は、その日の仕事量、家事の量で日々違うでしょう。

多いときはやりきれないほどあると思いますが、とにかく書き出してください。

書き出さなければやることが整理出来ずに、やるべき優先順位もベストな判断が出来ません。

実行リストをつくる

やること(実行すること)を2つだけ書き出す。

やることリストを書き終えたら、タスク処理をスタートさせます。

ここで重要なことは

やることリストの中から、別の紙(エクセル)にやることを2つだけ箇条書きで書き出すこと。

1つでも3つ、4つではなく、2つだけ書き出してください。

いろいろと試した結果、2つがベストだと判断しました。

急な仕事や電話などに邪魔されない仕事であれば、やる順番を4つ、5つ書き出してもいいでしょう。

ですが邪魔されない仕事など、極めて稀ですよね。

仕事中に、厄介な横やりが入ってきます。

ズラズラとやる順番を書き出しても、そのとおりには出来ません。

順番を付けた意味が、無くなってしまいます。

2つであれば急な仕事が入ってきても、2つのタスクを終わらせてからその仕事に取りかかれます。

そしてピックアップした2つは、どちらから初めてもOKとします。

1つでなく2つにしている理由が、ここにあります。

それは2つの楽な方から、スタートできる事。

この「どちらからでもOKスタイル」が、結構気持ちが結構楽になるんです。

タスクが終了したら赤線で消す。

1つタスクが終わったら、「やることリスト」と「実行リスト」から終了したタスクを赤線で消してください。

「やることリスト」と「実行リスト」の両方です。

実はこの作業も、重要なのです。

赤線で消すことで、ひと仕事が終わった達成感、実感が味わえます。

よし終わった!って達成感が気持ちの切り替えに繋がり、次のタスクに集中できるのです

しかし2つ書き出していても、その間にどうしても特急のやることが入ってくることもありますよね。

上げた2つよりも、優先順位の高いタスクです。

その場合は「実行リスト」に上げた2つのうち、優先順位が低いほうを黒で消してください。

あくまでやることは、2つに絞って作業を進めます。

赤線で消した項目は完了、黒線は未完了とします

黒線で消した未完了タスクは、もちろん後で実行しますので「やることリスト」から消さずに。

「やることリスト」から削除されれば、そのタスクは完全完了とします。

つまり「やることリスト」から消すときは、完璧に終わった最後です。

タスク2つを終わらせたら、次の2つを実行リストに書き出す。

書き出したタスクを2つが完了したら、次の2つを「やることリスト」から選び「実行リスト」に書き出します。

「実行リスト」には完了したタスクの下に、箇条書きで加えてください。

これで終了したタスクを含め、縦4行なりました。

そして新たに書き出したタスク2つを、同じように完了させていきます。

あとをこれを繰り返すだけ。

  1. やることリスト」に上げたタスクから、2つのタスクを「実行リスト」へ書き出す
  2. 完了したタスクを赤線で消す
  3. 書き出した2つのタスクが両方とも完了したら、次のタスクを2つ「実行リスト」へ書き出す
  4. 完了したタスクを赤線で消す
  5. 3に戻る

8行、10行とやることを完了させて赤線で消していくと、「これだけ終わらせたぞ!」って達成感が生まれます。

それが充実感になり、仕事や家事が今までより楽しく感じられるはずです。

中途半端にせず、タスクは必ず完了させること

ビジネス資料とメガネ

タスクは中途半端に終わらせずに、必ず完了させること。

これが、最重要なことです。

冒頭でも触れましたが、

仕事がこなせない人は、タスクを完了させていない人です。

みなさんの職場でも、周りに心当たりの人がいませんか?

僕の会社にも、思い当たる人が何人かいます。

複数のタスクに手を付けますが中途半端で、どのタスクも終わっていない

これでは本人的にも、仕事を終わらせた達成感がありません。

何より仕事が終わらない=「仕事が出来ない人」になってしまいます。

良いことが何もありません。

タスクは中途半端にせずに、一つずつ確実に完了させてください。

これは必須事項です。

まとめ

内容をまとめます。

  1. やることリストを作成する。
  2. やることリストから2つだけ実行リストに箇条書きで書き出す
  3. 実行リストに書き出したタスクを1つずつ完了させる(2つのうち、どちらからでも可)。
  4. タスクが完了したら赤線で「やることリスト」と「実行リスト」の両方を消す。
  5. 実行リストに書き出した2つのタスクが完了させる。
  6. 次のタスクを2つ「実行リスト」へ終わったタスクの下に書き足す。
  7. 4に戻る。

これだけです。

この繰り返しです。

スムーズに仕事や家事が終わり、達成感も味わえて

仕事、家事が楽しく感じられることでしょう。

人それぞれやり方はあると思いますが、個人的はこの方法がベストだと辿り着きました。

タスク処理に困っている方は、是非一度試してみてください。

タスク整理、処理がスッキリと解消出来ますよ。

しかも、達成感のおまけ付きです。

忙しい仕事のイメージ 画像
最新情報をチェックしよう!