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デスクワークはタスク管理次第!業務効率のおすすめ改善方法

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毎日忙しい日々に追われていませんか?

毎日多数のタスクをこなしながら、忙しいデスクワークをこなしているのでは。

やることが多くて、何から手を付けいていのか・・・って悩みますよね。

もっとスムーズにタスクをこなして仕事を回したい、と思いますよね。

なかなか思い通りに進まないデスクワーク。

電話対応や急な案件が邪魔して、計画通りに業務ができず予想外に忙しくなることなんてよくあること。

 
邪魔がなければもっとスムーズに回るのに・・・。

その悩み、解決しましょう。

今回は僕が実践している【デスクワークをスムーズにこなすタスク管理方法】を紹介したいと思います。

【今日のやるべきリスト】と【実行To Doリスト】を別で作成すること

机上のキーボードとスマホ 

まずタスクをこなすためにはタスク、つまり「やること」を整理する必要があります。

そのためには【今日のやるべきリスト】をまず作成します。

あたりまえでと言えば、あたりまえのことですが。

しかしそのあたりまえが、出来ていない人が多い。

仕事をスムーズにこなせない人は、まずタスクそのものが整理出来てません。

そして中途半端に様々なタスクに手を付けて、タスクを一つずつ完了させていない。

それは今やるべきこと、終わらせるべきことが明確になっていないからです。

容量が悪い人とは

  1. タスクの整理ができていない。
  2. タスクを最後まで終わらせずに、次のタスクに手を出している

これに尽きます。

タスクは一つずつ最後まで完了していかないと、全てが中途半端で仕事が終わりません。

何より、業務を終わらせた達成感もありません。

タスクを整理して、実行していくのですが

【今日のやるべきリスト】と、実際に実行する【実行To Doリスト】は別にすることをおすすめします。

まず【今日のやるべきリスト】を作成する

今日のやるべきリスト 画像

まずは、1日のやるべきリストを作成します。

思いつく1日にこなすべきやることを書き出します。

やるべきことの見える化、ですね。

PC内でエクセルでも、実際に紙に書き出しでも構いません。

箇条書きでも、マス目書きでも構いません。

とにかく今日のやることを、書き出していきます。

タスクの数は、その日の仕事量で日々違うでしょう。

多いときはやりきれないほどあると思いますが、とにかく書き出してください。

書き出して見える化しなければ、やるべきタスクが整理出来ずに優先順位もベストな判断が出来ません。

【実行To Doリスト】をつくる

実行To Doリスト 2行 画像

やること(実行すること)を2つだけ書き出す。

【今日のやるべきリスト】を書き終えたら、タスク処理をスタートさせます。

ここで重要なことは

今日のやるべきリストの中から、別の紙(もしくはエクセル)にやることを2つだけ箇条書きで書き出すこと。

1つでも3つ、4つではなく、2つだけ書き出してください。

いろいろと試した結果、2つがベストだと判断しました。

急な仕事や電話などに邪魔されない仕事であれば、やる順番を4つ、5つ書き出してもいいでしょう。

ですが

邪魔されない仕事など、極めて稀ですよね。

仕事中に、厄介な横やりが入ってきます。

ズラズラとやる順番を書き出しても、その通りには結局出来ません。

順番を付けた意味が、無くなってしまいます。

2つであれば急な仕事が入ってきても、やるべきことがしっかりと整理されている状態です。

急な仕事が終えたあとに、何をすべきか迷いません。

そしてピックアップしたタスク2つは、どちらから初めてもOKとします。

1つでなく2つにしている理由が、ここにあります。

それは2つの楽な方から、スタートできる事。

気持ち問題ですが、このどちらからでもOKスタイル、結構気持ちがかなり楽になるんです。

タスクが終了したら赤線で消す。

終わったタスクを赤線で消す 画像

1つタスクが終わったら、【今日のやるべきリスト】と【実行To Doリスト】から終了したタスクを赤線で消してください。

PC上ならば消去で構いません。

【今日のやるべきリスト】と【実行To Doリスト】の両方です。

実はこの作業も、重要なのです。

赤線で消す(消去する)ことで、ひと仕事が終わった達成感が味わえます。

赤線で消したこと=完全にタスクを終了させることは、達成感以外にも重要なことがあります。

それは

タスクが綺麗に終わったことを実感することより、気持ちが切り替えられて次のタスクに集中できるようになります。

書き出したタスク2つを終わらせたら、次のタスク2つを【実行To Doリスト】に書き出す。

実行To Doリスト 4行 画像

書き出したタスクを2つが完了したら、次のタスク2つを【今日のやるべきリスト】から選び【実行To Doリスト】に書き出します。

【実行To Doリスト】には先ほど完了したタスクの下に、箇条書きで加えてください。

これで終了したタスクを含め、【実行To Doリスト】は縦4行なりました。

そして新たに書き出したタスク2つを、同じように完了させていきます。

あとをこれを繰り返すだけ。

  1. 【今日のやるべきリスト】に上げたタスクから、2つのタスクを【実行To Doリスト】へ書き出す
  2. 完了したタスクを赤線で消す
  3. 書き出した2つのタスクが両方とも完了したら、次のタスクを2つ【実行To Doリスト】」へ書き出す
  4. 完了したタスクを赤線で消す
  5. 3に戻る

8行、10行とやることを完了させて赤線で消していくと

 
たくさん仕事を終わらせたぞ!

って達成感が生まれます。

達成感は充実感になり、仕事が楽しく感じられるはずです。

中途半端にせず、タスクは必ず完了させること

POINT の文字 画像

タスクは中途半端に終わらせずに、必ず完了させること。

これが、最重要なことです。

冒頭でも触れましたが、

デスクワークで容量の悪い人は、タスクを完了させていない人です。

複数のタスクに手を付けますが中途半端で、どのタスクも終わっていない

これでは本人としても、仕事を終わらせた達成感がありません。

何より仕事が終わらない=仕事が出来ない人、になってしまいます。

良いことが何もありません。

タスクは中途半端にせずに、一つずつ確実に完了させてください。

これは必須事項です。

まとめ

内容をまとめます。

  1. 【今日のやるべきリスト】を作成する
  2. 【今日のやるべきリスト】から2つだけ【実行To Doリスト】に箇条書きで書き出す
  3. 実行To Doリスト】に書き出したタスクを1つずつ完了させる(書き出した2つのうち、どちらからでもOK)
  4. タスクが完了したら赤線で【今日のやるべきリスト】実行To Doリスト】の両方を消す
  5. 実行To Doリスト】に書き出した2つのタスク両方を完了させる
  6. 完了したら次のタスクを2つ【実行To Doリスト】へ終わったタスクの下に書き足す
  7. 4に戻る

この繰り返しです。

【実行To Doリスト】をPCで作成して、【実行To Doリスト】をノートに書き出しても良いでしょう。

スムーズにデスクワークが終わり、達成感も味わえて仕事が楽しく感じられるここと間違いなしです。

人それぞれやり方はあると思いますが、個人的はこの方法がベストだと辿り着きました。

タスク処理に困っている方は、ぜひ一度試してみてください。

スッキリとタスク整理ができて、業務の効率がアップ出来るはず。

しかも、達成感のおまけ付きです。

【実行To Doリスト】のタスクは2つずつが肝です。

意識して活用してみてください。

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