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仕事の処理(タスク)や家事をスムーズにこなす方法

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毎日忙しい日々に追われていませんか?

仕事している人も専業主婦の人も、日々多数のタスクをこなしながら忙しい日々を乗り越えているのでは。

やることが多くて何から手を付けいていのか・・・って悩みますよね。

もっとスムーズにタスクをこなせればと思いますよね。

仕事していると作業途中に急な他の仕事や、電話が邪魔して計画通り仕事ができず予想外に忙しくなることもよくあることです。

家庭では子どもが、かまってちゃんで計画踊りに家事が出来なかったり。

なかなか思ったとおりに進まないものですよね。

その悩みを解決しましょう。

今回はボクが実践している「日々の業務タスクをスムーズにこなす方法」をシェアしたいと思います。

「やることリスト」と「実行リスト」は別にする

キーボードとスマホ

まずタスクをこなすためにはタスク、つまり「やること」を整理する必要があります。

そのためには「やることリスト」をつくります。

あたりまえでと言えば、あたりまえですが。

しかしそのあたりまえが、出来ていない人が何気に多いんです。

職場でデスクワークをしていて仕事がこなせない人を見ていると、まずタスクが整理出来てません。

そしてタスクを色々と中途半端に手を付けて、タスクを完了させていない。

それは「やることリスト」「実行リスト」を整理していないからです。

容量が悪い人とは

タスク整理が出来ない+ひとつずつタスクを終わらせていない人だと思います。

まずはやることリストを作成しますが、ひとつずつ最後まで完了していかないと全てが中途半端で仕事が終わりません。

何よりタスクを終わらせた達成感もありません。

「やることリスト」と「実行リスト」は別にすることをおすすめします。

やることリストをつくる。

まずはやることリストを作成します。

エクセルでも、紙に書に書いても構いません。

箇条書きでも、マス目書きでも構いません。

とにかく今日のやることを、書き出していきます。

タスクの数はその日の仕事量、家事の量で日々違うでしょう。

多いときはやりきれないほどあると思いますが、とにかく書き出してください。

そうしなければやることが整理出来ずに、やるべき優先順位もベストな判断が出来ません。

実行リストをつくる

やること(実行すること)を2つだけ書き出す。

やることリストを書き終えたら、タスク処理をスタートさせます。

ここで重要なことは

やることリストの中から、別の紙(エクセル)にやることを2つだけ箇条書きで書き出してください。

1つでも3つ、4つではなく、2つだけ書き出してください。

いろいろと試した結果、2つがベストだと判断しました。

急な仕事や電話などに邪魔されない仕事であれば、やる順番を4つ、5つ書き出してもいいでしょう。

ですが邪魔されない仕事など、極めて稀ですよね。

通常は、厄介な横やりが入ってきます。

ズラズラとやる順番を書き出しても、そのとおりには出来ません。

順番を付けた意味が無くなってしまいます。

2つであれば急な仕事が入ってきても、2つのタスクを終わらせてからその仕事に取りかかれます。

そしてピックアップした2つは、どちらから初めてもOKとします。

1つでなく2つにしている理由が、ここにあります。

それは2つの楽な方からスタートできる事。

この「どちらからでもOKスタイル」が、結構気持ちが楽になるんですよ。

タスクが終了したら赤線で消す。

1つタスクが終わったら、「やることリスト」と「実行リスト」からその終了したタスクを赤線で消してください。

「やることリスト」と「実行リスト」の両方です。

実はこの作業も重要なのです。

赤線で消すことで、ひと仕事が終わった達成感が味わえます。

よし終わった!って達成感が、気持ちいいんですよ。

しかし2つ書き出していても、その間にどうしても特急のやることが入ってくることもありますよね。

上げた2つよりも、優先順位の高いタスクです。

その場合は2つのうち優先順位が低いほうを黒で消して、「実行リスト」から一旦消してください。

あくまでやることは2つに絞って作業を進めます。

赤線で消した項目は完了、黒線は未完了とします。

黒線で消した未完了タスクは、もちろん後で実行しますので「やることリスト」から消さずに。

やることリストから削除されれば、そのタスクは完全完了とします。

やること2つを終わらせたら次の2つを書き出す。

書き出したタスクを2つが完了したら、次の2つを完了したタスクの下に箇条書きで加えてください。

これで縦4行なりました。

そして新たに書き出したタスク2つを同じように完了させていきます。

あとをこれを繰り返すだけ。

8行、10行とやることを完了させて赤線で消していくと、「これだけ終わらせたぞ!」って達成感が生まれます。

それが充実感になり仕事が、今までより楽しく感じられるはずです。

中途半端にせず、タスクは完了させること

ビジネス資料とメガネ

タスクは中途半端に終わらせずに完了させること。

これが最重要なことです。

冒頭でも触れましたが、

仕事がこなせない人は、タスクを完了させない人です。

みなさんの職場でも、周りに心当たりの人がいませんか?

ぼくは思い当たる人が、何人かいます。

複数のタスクに手を付けますが、中途半端でどのタスクも終わっていない。

これでは自身にも、仕事を終わらせた達成感もありません。

何より仕事が終わらない=「仕事が出来ない人」になってしまいます。

良いことが何もありません。

タスクは中途半端にせずに、ひとつずつ確実に完了させてください。

これは必須事項です。

事務タスクをスムーズに完了させる方法のまとめ

内容をまとめます。

  1. やることリストを作成する。
  2. やることリストから2つだけ箇条書きで書き出す(実行リスト)
  3. 実行リストに書き出したタスクを1つずつ完了させる(2つのうち、どちらからでも可)。
  4. タスクが完了したら赤線で「やることリスト」と「実行リスト」から消す。
  5. 次のタスクを2つ書き足す。
  6. 2つのタスクを完了させる。
  7. 終わったら更に2つ書き足し、完了を繰り返す。

これだけです。

スムーズに仕事や家事が終わり、達成感も味わえて

仕事、家事が楽しく感じられることでしょう。

人それぞれやり方はあると思いますが、ボク個人はこの方法がベストだとたどり着きました。

タスク処理に困っている方は是非一度試してみてください。

タスク整理、処理がスッキリと解消出来ますよ。

しかも達成感のおまけ付きです。

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